Atribuțiile directorului de birou
Adesea, mai ales în organizațiile mici,Managerul de birouri este de obicei numit secretar. Sună atât de mult mai solidă poziție, dar faptul că responsabilitățile managerului de birou diferă de secretariat (deși ele au cu siguranță mult în comun), rareori tuturor persoanelor vizate în acest caz.
Care este responsabilitatea acestui angajat? În primul rând, îndatoririle managerului de birou includ lucrul cu documente. Angajatul acceptă corespondența primită, îl înregistrează, îl trimite destinatarului, îl trimite în arhivă dacă este necesar. De asemenea, acceptă cereri de la alți angajați, le transmite la semnătura CEO-ului, le certifică cu un sigiliu, apoi le dă înapoi. Funcțiile managerului de birou includ lucrul cu documentația internă: tipărirea ordinelor și înregistrarea, stocarea, trimiterea în arhivă și contabilitate, lucrul cu corespondența de ieșire. Dacă este necesar, el ar trebui să poată lucra cu orice echipament de birou: fax, scaner, copiator și de asemenea tipă și imprima documente. Pregătirea unei săli pentru prezentări, păstrarea proceselor-verbale ale întâlnirilor, întâlnirea și primirea oaspeților și a clienților companiei fac parte, de asemenea, din funcțiile unui manager de birou.
Adesea, angajatul trebuie să se ocupeatribuții de secretariat tradiționale: distribuirea de parteneri sau manageri invitați în hoteluri, rezervarea de camere, bilete de avion și bilete la tren. În funcție de specificul firmei, managerul de birou își poate reprezenta compania în negocierile de afaceri, precum și îndeplinește o parte din îndatoririle managerului de resurse umane: găsirea de noi angajați, crearea de programe de stimulare și de formare și depunerea unei cereri de locuri de muncă. Uneori se ocupă de implementarea tehnologiei informației, dezvoltarea de noi programe.
Obligațiile unui manager de birou implică cunoașterea:
- Acte legislative și regulamente care reglementează activitatea juridică, informatică, de afaceri a companiei.
- Bazele managementului, marketingului, antreprenoriatului și afacerilor.
- Bazele sociologiei, psihologiei, eticii comunicării de afaceri, colaborarea cu personalul și publicul.
- Procedura de elaborare a propunerilor de afaceri, rapoarte, planuri, contracte și acorduri.
- Elementele de bază ale managementului, elementele de bază ale ergonomiei și protecției muncii.
Pe lângă sarcinile enumerate, responsabilitățilemanagerul de birou include inventarierea în birou și furnizarea bunurilor necesare (materiale de birou, hârtie și alte accesorii) necesare pentru munca angajaților. De asemenea, este obligat să țină evidența acestor materiale, să se asigure emiterea acestora, să stabilească procedura de primire, organizare și urmărire a plății pentru livrări. Funcțiile managerului de birou includ controlul asupra stării echipamentelor de birou, care include: apelul operativ al comandantului pentru reparații, înlocuirea în timp util a consumabilelor (de exemplu cartușe), în cazul imposibilității de reparație - înlocuirea echipamentului de birou.
În funcție de regulile adoptate în firmă și de cele ale acesteiaDimensiunea managerului de birou acceptă apeluri și faxuri, le redirecționează angajatului potrivit, trimite faxuri și solicită clienți și parteneri sau controlează activitatea secretarilor, inclusiv monitorizarea culturii discursului lor. De asemenea, atribuțiile managerului de birou includ monitorizarea stării sanitare a biroului, organizarea de reparații programate, chemarea personalului tehnic pentru depanare (de exemplu, înlocuirea lămpilor sau a întrerupătorilor de scufundare).
În general, această listă poate crește sausă fie reduse în funcție de locul de muncă. Prin urmare, este necesar să întrebați în etapa de interviu ce face managerul de birou (îndatoririle unui angajat în această companie).
